Die beleglose Buchhaltung (digitale Buchhaltung)

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Jeder Unternehmer kennt das: Nur eine aktuell geführte Buchhaltung gewährleistet den Überblick darüber, wo die Firma steht. Hilfe bei der Bewältigung der Papierberge aus Rechnungen und Quittungen, Überweisungen und Bankbelegen geben Steuerkanzleien. Sie übernehmen die Abwicklung der Buchhaltung, halten die Unternehmenszahlen immer auf dem neuesten Stand und haben die entsprechenden rechtlichen und steuerlichen Kenntnisse. Denn die korrekte Buchführung ist für den Unternehmer ein wichtiges Instrument für die Steuerung des Erfolges des Unternehmens.

Buchführungspflichten erfüllen
Bisher war es häufig üblich, dass der Freiberufler, Gewerbetreibende oder anderweitig unternehmerisch Tätige seine Belege in regelmäßigen Abständen in Papierform an seine Steuerkanzlei gegeben hat. Dort wurden die Belege erfasst und gesammelt. Damit sind die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten zur Buchführung erfüllt. Mitunter kommt der Unternehmer erst nach einem längeren Zeitraum dazu, seine aufgelaufenen Belege an die Steuerkanzlei weiterzuleiten. In der Zwischenzeit verfügt er über keine aktuellen Zahlen über den Unternehmenserfolg. Fehlentscheidungen im unternehmerischen Alltag können die Folge sein. Natürlich kann jedes Unternehmen auch in Eigenregie die Buchhaltung erledigen. Doch häufig wird die Steuerkanzlei dennoch für die Erstellung der Steuererklärung und für den Jahresabschluss benötigt. Viele Unternehmen nutzen die von den Steuerberatern und Steuerkanzleien angebotene Dienstleistung der Belegerfassung. Sie sparen sich damit die Personalkosten im eigenen Unternehmen und können sicher sein, dass ihre Buchführung ordnungsgemäß erfolgt. Alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Veränderungen werden sofort berücksichtigt.

Kosteneffizienz und absolute Aktualität
In der letzten Zeit sind viele Steuerkanzleien dazu übergegangen, ihren Mandanten eine beleglose Buchhaltung anzubieten. Statt dicke Mappen mit Belegen abzugeben, können die Mandanten ihre Unterlagen beleglos an die Steuerkanzlei übermitteln. Die Berge von Papier, die weitergegeben werden müssen, haben damit ein Ende. Das spart Wege und Zeit. Die Belege können zu jedem Zeitpunkt digitalisiert und weitergeleitet werden. Der Steuerpflichtige ist an keine Öffnungszeiten mehr gebunden. Die Belege müssen von dem Steuerpflichtigen nur einmal in die Hand genommen werden und per Fax oder einer gescannten Kopie per Internet an die Steuerkanzlei übermittelt werden. Die Belege werden von der Kanzlei bearbeitet, erfasst und digital archiviert. Für den Mandanten bedeutet dies: Er muss nichts mehr lange suchen, denn er hat stets einen aktuellen Zugriff auf sein digitales und wohlgeordnetes Archiv in der Steuerkanzlei. Alle Originalbelege verbleiben im Unternehmen oder bei dem Steuerpflichtigen. Durch die beleglose oder digitale Buchhaltung stehen immer die aktuellen Zahlen zur Verfügung. Die Auswertungen sind die Basis für wichtige unternehmerische Entscheidungen. Über die Liquidität auf dem Konto, die „offene Posten-Liste“ und das Mahnwesen herrscht mit der beleglosen Buchhaltung immer ein aktueller Überblick.

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