digitale Finanzbuchhaltung

 

Mit jeder Existenzgründung, Firmengründung bzw. Unternehmensgründung sind erst- und einmalige Anfangstätigkeiten verbunden.

Dazu gehört die Gewerbeanmeldung bei der örtlichen Gemeinde sowie das Einrichten, also die Eröffnung eines Firmenkontos. Das ist ein Girokonto, auf dem vom ersten Tage an alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben zum Beispiel im Onlinebanking abgewickelt werden. Diese Trennung vom privaten Girokonto ist aus steuerlichen Gründen nicht nur sinnvoll, sondern notwendig.

Der Jungunternehmer muss seine Firma auf- und ausbauen. Dazu gehört auch ein sorgfältiges Abwägen, was selbst erledigt werden kann oder muss, und was sich von Beginn an über ein Outsourcing effektiver gestalten lässt. Das trifft auf jeden Fall für die Buchhaltung zu. Um die Bilanz oder die Einnahmeüberschussrechnung, kurz EÜR nach steuerlichen Gesichtspunkten zu erstellen, muss ohnehin ein dafür vorgesehenes EDV-Programm, das Finanzbuchhaltungsprogramm genutzt werden. Da liegt es nahe, vom ersten Tag an die neue Finanzbuchhaltung digital einem externen Dienstleister zu übertragen.

 Digital heißt von der Definition her in Zahlen oder Ziffern dargestellt. Umgangssprachlich ist die digitale Buchhaltung eine EDV-gestützte, papierlose Onlinebuchhaltung. Rechnungen sind die einzigen Belege, die der Unternehmer in Papierform, also gedruckt per Briefpost erhält. Er selbst verschickt die Rechnungen an seine Kunden ebenfalls entweder ausgedruckt in Papierform oder als Datei. Bei einer externen digitalen Finanzbuchhaltung bleibt ihm selbst als einzige Arbeit die Übermittlung aller Ein- und Ausgangsrechnungen per Datei an den Dienstleister. Das geschieht verschlüsselt entweder per Telefax oder per E-Mail mit Dateianhang. Die ausgedruckten Kontoauszüge werden von ihm aufbewahrt, und mit dem Kreditinstitut wird ein regelmäßiger Datentransfer hin zum Auftragnehmer vereinbart.

 Den eigentlichen Zahlungsverkehr wickelt der Unternehmer nach wie vor eigenständig per Onlinebanking ab. Die Zugangsdaten für das Firmenkonto bleiben bei ihm. Die digitale Finanzbuchhaltung beginnt im Anschluss an das Onlinebanking. Ab jetzt hat der Unternehmer nichts mehr mit seiner Finanzbuchhaltung zu tun. Die Belege werden extern erfasst, nummeriert, kontiert und verbucht. Übersichten wie Summen- und Saldenliste oder Betriebswirtschaftliche Auswertung werden zeitnah erstellt und online übermittelt. Zum Monats-, Quartals- oder Jahresende erhält der Auftraggeber alle Unterlagen zum Archivieren zurück. Sie sind monatsweise in Ordnern getrennt und so abgeheftet, dass bei einer zukünftigen Steuerprüfung direkt damit gearbeitet werden kann.

 Eine digitale Finanzbuchhaltung spart Platz, Ressourcen und Manpower. Die Originalbelege müssen aus steuerlichen Gründen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Alles andere ist auf Dateien gespeichert, also digital erfasst. Die monatliche Finanzbuchhaltung lässt sich in wenigen Sonntagvormittags- oder Abendstunden bequem am PC erledigen.

 Der Existenzgründer kann sich auf seine originäre Aufgabe konzentrieren; also Aufträge zu akquirieren, damit Umsatz und Gewinn kontinuierlich steigen.

 

Für Selbstbucher bietet Datev eine eigene Software an Datev Mittelstand pro bzw. Unternehmen online eine Plattform für den Datenaustausch mit dem Mandanten. näheres finden Sie in nachfolger Datei.

Datev_Unternehmen_online.pdf

 

 

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