Die digitale Finanzbuchführung

 

So bucht man heute

Der Gesetzgeber hat Unternehmen und Freiberufler zur Buchführung, also zur Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle verpflichtet, wobei die Dokumentation dieser Geschäftsvorfälle jeweils in zeitlichem und sachlichem Zusammenhang stehen muss. Diese Buchführungspflicht, die mit der Notwendigkeit einher geht, auch sämtliche Belege aufbewahren und archivieren zu müssen, hat zu einer wahren Papierflut in den Buchhaltungsabteilungen zahlreicher Unternehmungen geführt, die erst im Zuge der Einführung der digitalen Finanzbuchführung Erleichterung erfuhren. Die durch die moderne Informations- und Kommunikationstechnik, besonders aber durch die Einführung der EDV ausgelöste, sogenannte digitale Revolution, hielt in Gestalt der digitalen Finanzbuchführung oder digitalen Finanzbuchhaltung auch Einzug in die Buchhaltungs-Abteilungen der Unternehmen und Behörden. Die digitale Finanzbuchführung oder digitale Finanzbuchhaltung, beide Begriffe werden jeweils synonym verwendet und bezeichnen den identischen Sachverhalt der elektronischen Dokumentation und Verarbeitung sämtlicher relevanter Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen oder in einer Behörde, führte dabei jedoch nicht nur zu einer immensen Einsparung von Papier und Büromaterialien, sondern vor allem auch zu einer Vereinfachung und Straffung der gesamten Buchhaltung und ihrer Geschäftsvorfälle und Arbeitsabläufe.

Neue Möglichkeiten werden eröffnet Digitale Finanzbuchführung und digitale Finanzbuchhaltung eröffnen neue Möglichkeiten Wie alle Neuerungen ist auch die Einführung der digitalen Finanzbuchführung oder digitalen Finanzbuchhaltung mit diversen Vorteilen, aber auch mit Nachteilen behaftet. Es überwiegen dabei jedoch eindeutig die Vorteile, da diese den Unternehmen, die sich dazu entschlossen haben, die digitale Finanzbuchführung oder digitale Finanzbuchführung einzuführen, zu zahlreichen neuen Möglichkeiten verhelfen. Moderne Hardware und Büroelektronik, wie PCs, Drucker, Scanner, externe Speichermedien und übersichtliche Buchführungsprogramme, erlösen die Unternehmen im Rahmen der digitalen Finanzbuchhaltung heute von der jahrzehntelang praktizierten Sammel- und Archivierungswut. Das Equipment zur digitalen Finanzbuchhaltung ermöglicht den zuständigen Buchhalterinnen und Buchhaltern dabei meist nicht nur die vollständige elektronische Erfassung sämtlicher geschäftsrelevanter Daten, sondern auch deren nachfolgende computergestützte Verarbeitung mittels moderner Buchführungsprogramme, die durch entsprechende Funktionalitäten beispielsweise selbst Rundungsfehler wirksam ausschließen können. Auch in der Zusammenarbeit mit externen Buchhaltungsdienstleistern und Steuerbüros zeigen sich die Vorteile und neuen Möglichkeiten der digitalen Finanzbuchführung oder digitalen Finanzbuchhaltung meist eindrucksvoll. Ebenso wenn, wie in größeren Unternehmungen oder Konzernen üblich, eine eigene Buchhaltungsabteilung unterhalten wird, die mit den funktionalen Abteilungen, wie Einkauf, Materialwesen, Personalmanagement, Verkauf, Produktion und Controlling auch buchhalterisch zusammenarbeiten muss. Die digitale Finanzbuchführung oder digitale Finanzbuchhaltung ermöglicht es hier, dass sogenannte Grunddaten der Geschäftstätigkeit bereits durch die entsprechenden funktionalen Abteilungen des Unternehmens einmalig in der EDV erfasst werden und dann, ohne das früher oft praktizierte nochmalige Eintippen durch die Buchhaltungsabteilung, in modernen Buchführungsprogrammen verarbeitet werden können. Auch für kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer, die sich keine interne Buchhaltungsabteilung leisten, sondern diesbezüglich mit externen Institutionen kooperieren, bringt die Einführung der digitalen Finanzbuchführung oder digitalen Finanzbuchhaltung zahlreiche Vorteile. Traditionell war es üblich, alle Belege und Rechnungen beispielsweise in sogenannten Pendelordnern zu sammeln, abzulegen und zu archivieren, um sie dann, möglicherweise zur Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung oder der einfachen Einnahmeüberschussrechnung, an den externen Dienstleister zu übergeben. Die hieraus resultierenden Nachteile waren, dass beispielsweise Belege und Rechnungen jeweils für einen längeren Zeitraum zur steuerlichen Bearbeitung durch den externen Dienstleister außer Haus waren und dem Unternehmer, zumindest nicht im Original, zur Verfügung standen. Die erforderlichen Auswertungen, die der externe Buchhaltungsdienstleister dann periodisch anhand der eingereichten Belege für den Unternehmer erstellte, so beispielsweise Saldenlisten, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder Listen mit offenen Forderungen, erhielt der Unternehmer oft leider viel zu spät, um daraus rechtzeitig die für die Geschäftstätigkeit notwendigen Schlüsse und Folgerungen ziehen zu können. Diese traditionelle Form der Buchführung war nicht nur mit hohen Kosten seitens des externen Buchhaltungsdienstleisters verbunden, sondern führte häufig auch in der Praxis zu lästigen Doppelerfassungen, indem beispielsweise der Unternehmer selbst ein Kassenbuch führte, welches vom externen Dienstleister dann nochmals separat in entsprechende Listen und Tabellen übernommen werden musste. Die Einführung der digitalen Finanzbuchhaltung brachte auch hier wesentliche Arbeitserleichterungen, indem beispielsweise geschäftliche Daten nur einmal beim Mandanten in einem Buchführungsprogramm erfasst werden müssen, wo sie verwaltet und dann bei Bedarf an den externen und buchführenden Dienstleister übertragen werden können. Auf diese Weise kann die lästige und zeitraubende Doppelerfassung geschäftlich relevanter Daten und Vorfälle nun von vornherein vollständig vermieden werden.

Wesentliche Optimierung von betrieblichen Abläufen In Unternehmungen aller Branchen und Größenordnungen, aber auch in den zur doppelten Buchführung (Kameralistik oder Doppik) verpflichteten öffentlichen Einrichtungen, trug die Einführung der digitalen Finanzbuchführung oder digitalen Finanzbuchhaltung ganz wesentlich zur Effizienzsteigerung und Arbeitserleichterung bei. So können während eines laufenden Geschäftsjahres betriebliche Grunddaten bequem durch den Mandanten selbst erfasst und verwaltet werden. Auch die bequeme und komfortable Führung eines computerbasierten Kassenbuches gehört hierzu. Sämtliche Bankauszüge können dem Mandanten beispielsweise online übermittelt werden und stellen auf diese einfache Weise bereits die Datenbasis für die unmittelbare Eingabe in das entsprechende Buchführungsprogramm dar. Diese Straffung und Vereinfachung der Arbeitsabläufe trägt nicht zuletzt wesentlich dazu bei, dass die früher üblichen Flüchtigkeitsfehler bei der Datenerfassung und Dateneingabe minimiert werden können. Die digitale Finanzbuchführung ermöglicht das bequeme und zeitsparende Erstellen von sämtlichen Ausgangsrechnungen. Aus diesen können die Daten komfortabel, sicher und computerbasiert in die entsprechenden Buchführungsprogramme übertragen werden. Ebenso ermöglicht die digitale Finanzbuchführung das einfache Erfassen der Summen eingehender Rechnungen in Buchführungsprogrammen, die dann an einen Buchhaltungsdienstleister zuverlässig auf elektronischem Wege übermittelt werden können. Auch für Existenzgründer und Gründerinnen biete die digitale Finanzbuchführung neue Chancen für die betriebswirtschaftliche Beratung.

Fazit Die Einführung der digitalen Buchführung erleichtert nicht nur innerbetriebliche buchhalterische Abläufe und die Zusammenarbeit mit externen Buchhaltungsdienstleistern, sie vereinfacht auch die Steuerung eines Unternehmens und das rechtzeitige Treffen wichtiger betriebswirtschaftlicher Entscheidungen durch das frühe Bereitstellen wesentlicher Zahlenwerke und Entscheidungshilfen für den Unternehmer. Sämtliche Grunddaten der Buchführung kann ein Mandant intern sofort und ohne großen Arbeitsaufwand erzeugen. Diese Grunddaten lassen sich jederzeit an einen externen Buchhaltungsdienstleister auf elektronischem Wege versenden, der sie dann importiert, bei Bedarf ergänzt und durch sein eigenes Buchführungsprogramm auf Abruf eine Vielzahl relevanter Auswertungen für den Mandanten selbst, aber beispielsweise auch für den Steuerberater oder für die zuständige Finanzbehörde, zur Verfügung stellen kann. Erfreulich ist auch die Tatsache, dass viele der modernen Buchführungsprogramme heute kostengünstig oder bereits als kostenlose Demo-Versionen erhältlich sind, so dass auch Kleinunternehmer oder Freiberufler ohne große finanzielle Erstinvestition in den Genuss der Vorteile der digitalen Buchführung oder der digitalen Finanzbuchhaltung kommen können. Zusammenfassend betrachtet, hat die digitale Revolution im Gefolge der Einführung der EDV in den Büroalltag, auch dem betrieblichen Finanzwesen überwiegend Vorteile beschert.

 

Haben Sie fragen zur digitalen beleglosen Buchführung, dann rufe Sie uns an 06021-456700.

 

Mandanteninfo für digitalen Finanzbuchführung

Dienstleistung: Back Office Service bzw. Büroservice

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