Die digitale Finanzbuchführung ( Buchführung mit Zukunft)

Es ist für kleine, mittlere und große Unternehmen lohnenswert, die Finanzbuchführung zu digitalisieren. Der Umstieg auf digitale Buchführung ist technisch innerhalb eines kurzen Zeitfensters möglich, bedarf allerdings etwas Vorbereitungszeit. Technisch ist der Umstieg von analoger zur digitalen Buchführung meist kein Problem. Direkt nach dem Umstieg können Firmen von den vielen Vorteilen einer digitalen Finanzbuchführung profitieren. Das Belegbild, also die Rechnungsinformation, ist unmittelbar mit dem Buchungssatz verknüpft und kann jederzeit bei der Durchsicht der Buchhaltung eingesehen werden. Das hat gegenüber anderen Marktteilnehmern, beispielsweise Investoren oder Banken, eine erhöhte Transparenz zur Folge. Als Grundlage für den so wichtigen Jahresabschluss ist eine digitale Buchhaltung dadurch insgesamt revisionssicherer.

 Unmittelbar vor Monatsende eingehende Eingangsrechnungen mussten bisher bei einer Papierbuchhaltung zur zeitnahen Einreichung kopiert werden, durch die digitale Bereitstellung gehen diese sogenannten Überhangsbelege nun periodengerecht in die Buchhaltung ein. Zu Reklamations- oder Prüfungszwecken verbleibt das Original im Unternehmen. Die Vorsteuer dieser Überhangsrechnungen kann periodengerecht geltend gemacht werden. Für ein Unternehmen ergeben sich daraus nicht unerhebliche Zinsvorteile. Die Ergebnisse einer digitalen Finanzbuchhaltung sind zu jeder Zeit und rund um die Uhr einsehbar. Also nicht nur die offenen Posten, sondern auch Salden- oder Summenlisten sowie sämtliche betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Während der Jahresabschlussarbeiten erfährt das Controlling durch eine digitale Finanzbuchführung eine ganz neue Qualität.

 Weil Informationen der Buchhaltung in Form der Rechnung direkt hinter dem Buchungssatz abgelegt sind, erübrigen sich durch den Einsatz einer digitalen Buchführung lästige Rückfragen. Klassische Pendelordner gehören selbstverständlich ab dem Zeitpunkt der Einführung einer digitalen Finanzbuchführung ebenfalls der Vergangenheit an. Nicht nur die Rechnungslegungsinformation kann mithilfe der digitalen Buchführung mit dem Buchungssatz verknüpft werden. Auch die Zins- und Tilgungspläne eines neu aufgenommenen Darlehens lassen sich dank der digitalen Finanzbuchführung ohne Weiteres hinterlegen. Bei der Bilanzerstellung erspart man sich also aufwendige Rückfragen. Steht in den Folgejahren einmal eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt an, so dient das Digitalfoto vom Erwerb eines Firmenwagens mit Werkstatteinbauten als Beweis, dass es sich von Anfang an tatsächlich um einen rein betrieblich genutzten Wagen gehandelt hat.

 Digitale Finanzbuchhaltung ist also äusserst kreativ und setzt dem Einfallsreichtum von Unternehmen kaum Grenzen. Diese neue, innovative und moderne Form der Buchführung ist nur mit einer geringen Mehrinvestition verbunden. Es ist für die Zukunft zu erwarten, dass die Systeme zur digitalen Finanzbuchführung nochmals intelligenter werden. Zu beachten ist auch, dass das Signaturgesetz mittlerweile entschärft wurde. Daher ist eine Übermittlung von digitalen Rechnungen zum Vorsteuerabzug auch ohne Signatur zugelassen. Vor dem Hintergrund immer enger werdender Margen für die Wirtschaft ist damit zu rechnen, dass digitale Finanzbuchführung auch ein wichtiges Wettbewerbskriterium werden wird.

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