Das digitale Büro
Das digitale Büro
Der Fortschritt in der Technik sorgt nicht nur für einen immer dynamischeren Alltag, sondern auch für eine Änderung der Regeln im Geschäftsbereich. Im Laufe der letzten Jahre hat sich das typische Büro Stück für Stück verändert und die moderne Technik hat für einen Wandel gesorgt. Die Phase „Digitales Büro“ findet heute überall Einzug, wo es Bedarf an Optimierungen gibt. Tatsächlich bietet das Konzept große Vorteile für kleine wie auch große Unternehmen.
Das digitale Büro für schnellere Abläufe
In der heutigen Zeit ist das digitale Büro in vielen Fällen vor allem mit dem papierlosen Büro zu vergleichen. Auf den Einsatz von gedruckter Ware wird ebenso verzichtet wie auf normale Briefe. Stattdessen wird die Technik des Scannens verwendet und der gesamte Schriftverkehr im Büro wird mit Archiven genutzt. Das ist nur der Einstieg in das digitale Büro. Durch den Verzicht auf die Nutzung von den entsprechenden Programmen kann man ganze Prozesse automatisieren. Ein wichtiger Punkt dafür ist eine entsprechende Struktur der IT. Server, Programme und normale Rechner, müssen die entsprechenden Arbeiten übernehmen und direkt auf die Abläufe anwenden. Ein gutes Beispiel für einen weiteren Schritt der digitalen Verwendung von Prozessen findet sich in der automatischen Absicherung der Logistik mit der Hilfe von Software. Warenbestand und Versand werden von dem Programm fast automatisch bearbeitet und die Mitarbeiter müssen nur noch die Wartung und den Versand der vorgefertigten Bestellungen übernehmen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Handwerker jeden Tag ihr eigenes Lager prüfen mussten.
Kundenkontakte, gesicherte Daten und automatische Buchhaltung
Die Pflege der entsprechenden Geräte ist natürlich ein entsprechender Aspekt. Besonders bei mittelständischen Unternehmen ist der Finanzbedarf aber nicht so hoch, wie es manch einer annehmen würde. Stattdessen muss man sich nur die richtige Software aus dem World Wide Web holen und kann diese dann auch für die Pflege der eigenen Kontakte im Kundenbereich nutzen. Ein modernes CRM bietet einen vollständigen Verzicht auf Karteikarten oder ähnliche Dinge, auf denen die Daten normalerweise aufgeschrieben werden. Stattdessen kann das CRM mit den Daten der Kunden sogar direkt mit anderen Funktionen aus dem Unternehmen verbunden werden. Die Buchhaltung bietet eine direkte Erstellung von Rechnung aus allen Bereichen und kümmert sich auch direkt um das Mahnwesen. Dadurch muss sich der Unternehmer auch nicht mehr selbstständig darum kümmern, ob alle seine Kunden die Rechnungen für die Leistungen pünktlich bezahlen.
Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie sinnvoll das digitale Büro sein kann und welche Erleichterungen es den modernen Firmen in der heutigen Zeit bietet.